Privacidad

 

Política de Tratamiento de Datos Personales

 

 

La presente política de tratamiento de datos personales de ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. (LA COMPAÑIA), contiene los lineamientos para un tratamiento de datos personales de acorde al sistema ecuatoriano de protección de datos personales, el cual se contiene en la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento. ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. es una compañía ecuatoriana, que tiene como objeto social la actividad de brindar soluciones tecnológicas de información para procesos de control y compliance.

 

Datos del Responsable/Encargado:

 

·         Razón Social: ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA.

·         RUC No.: 1793010016001

·         Representante Legal: José Fernando Guarderas González

·         Delegado de Protección de Datos Personales: Daniel Pachón Torres

·         Domicilio: Luis Alcivar 295 y Felix Oralabal, Quito-Ecuador.

·         Canal Datos Personales: privacidad@oricelog.com

·         Teléfono Contacto: 0992742793 / 0984489016

 

 

En previsión de su actividad, LA COMPAÑIA podrá realizar tratamiento de datos personales. No obstante lo anterior, podrán haber otros responsables y/o sub-encargados de tratamiento. En todo caso, se velará para que la cadena de tratamiento guarde siempre alineación con la normativa de protección de datos personales.  

 

 

1.       Objetivo

 

El objetivo de esta política es informarle de qué manera se tratan sus datos personales. De esta forma, se detallarán las categorías de datos personales que pueden llegar a ser procesados, las finalidades para el Tratamiento de sus datos personales, las bases de legalidad, los derechos que le asisten como titular, los procedimientos para ejercerlos y las obligaciones a las que se vincula LA COMPAÑÍA para el tratamiento.

 

2.      Alcance

La presente Política de Privacidad es aplicable a ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA., los encargados/sub-encargados que designe, sobre todos los datos personales que son recolectados, utilizados, recibidos, transferidos, relacionados y necesarios para el cumplimiento de su objeto social. Sin perjuicio de que la LOPDP se refiere a la protección de personas naturales, la política también será aplicable a personas jurídicas, considerando esto como una mejor práctica para proteger la confidencialidad y seguridad de la información proporcionada por nuestros clientes personas jurídicas.

3.      Definiciones

Para un mejor entendimiento y transparencia, se describen a continuación las definiciones que son importantes, de manera clara y sencilla:

 

• Dato personal: Cualquier información que identifica o hace identificable a una persona natural. Dicha información está relacionada con una persona natural, y por ende puede revelar aspectos de su vida privada. Los datos personales pueden consistir en: nombres, número de identificación, teléfono, corre electrónico, dirección domiciliaria, conversaciones, entre otros.  
• Responsable del tratamiento: Persona física o jurídica o autoridad pública, que decide sobre los fines y medios del tratamiento.
• Encargado de tratamiento: Persona física o jurídica o autoridad pública, que trate datos personales por orden del responsable, y bajo sus parámetros.
• Sub-encargado de tratamiento: persona que por instrucción del Encargado, realiza tratamiento sobre datos personales, sin autonomía o discreción de las finalidades y medios, sino que siempre actúa bajo dirección del Encargado. 
• Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.
• Consentimiento: Cualquier manifestación de voluntad, libre, específica, informada e inequívoca, por la que el titular acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.
• Datos Financieros y Crediticios: Información relacionada con la situación económica y crediticia del titular de datos personales, incluyendo, pero no limitado a, detalles bancarios, historial crediticio, ingresos, patrimonio, inversiones y datos fiscales.
• Brecha de Seguridad de Datos Personales: Cualquier violación de la seguridad que provoque la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos.
• Transferencia Internacional de Datos: Cualquier transmisión de datos personales a un país fuera de la jurisdicción ecuatoriana a una organización en el exterior.
• Seudonimización: El tratamiento de datos personales de manera tal que ya no puedan atribuirse a un interesado sin utilizar información adicional, siempre que dicha información adicional se mantenga por separado y sujeta a medidas técnicas y organizativas para asegurar que los datos personales no se atribuyan a una persona física identificada o identificable.
• Anonimización: El tratamiento de datos personales de manera tal que la información ya no pueda ser atribuida a un titular identificado o identificable, ni por parte del responsable del tratamiento ni por parte de ningún tercero.

 

4.      Principios

 

A continuación le informamos los principios más relevantes, bajo los cuales se realiza el tratamiento de sus datos personales:

 

 

·         Principio de juridicidad: el tratamiento de datos personales es una actividad regulada por la ley ecuatoriana, por lo que el tratamiento que haga ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. debe sujetarse en todo momento a lo establecido en las leyes aplicables. 

·         Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las leyes aplicables, la cual debe ser informada al titular. Siempre se le avisará e informará cual es la finalidad de los datos personales que recopilamos de Usted

·         Principio de calidad y exactitud: la información que tratamos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No realizamos ttratamiento de datos falsos, erróneos, inexactos, o que induzcan a equivocación.

·         Principio de transparencia: en el tratamiento buscamos garantizar el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan, de fácil acceso y manejada en un lenguaje comprensible.

·         Principio de seguridad de los datos: el tratamiento debe incorporar las medidas técnicas y organizativas que sean necesarias para mantener la seguridad de los Datos Personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·         Principio de confidencialidad: el tratamiento de datos personales  debe garantizar la reserva de la información, en el marco de lo señalado por las leyes aplicables. En este sentido, los datos serán siempre reservados y utilizados únicamente para los fines que fueron recabados

·         Principio de pertinencia y minimización: los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas.

·         Principio de conservación:  solo se podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

·         Responsabilidad proactiva y demostrada: los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar a las Autoridades de Protección de Datos, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en las leyes aplicables.

 

5.      Tratamiento de Datos Personales de Clientes

 

ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. podrá  hacer tratamiento de datos personales, de las siguientes categorías de datos de nuestros clientes:  

 

·         Datos de Identificación: Nombres, fecha de nacimiento, nacionalidad, documentos de identidad, estado civil, firma. En caso de nuestros proveedores personas jurídicas, esta información se recaba de los representantes legales de dichas compañías.

·         Datos de Contacto: dentro de este tipo de datos tratamos: correo electrónico, número de teléfono, celular, dirección de trabajo/oficinas, mensajería instantánea.

·         Datos Tributarios/Financieros: número de RUC, perfil resumido de situación financiera (ingresos, gastos, activos, pasivos, patrimonio), certificado bancario, score de crédito, referencias bancarias.

·         Datos de Antecedentes: Procesos judiciales, récord policial, consulta en bases de datos públicas, consulta de datos en bases de datos de prevención de lavado de activos.

 

Los datos personales son utilizados para las siguientes finalidades y con las bases de legalidad detalladas a continuación:

 

·         Cumplimiento de orden de autoridad competente: La Ley de Protección de Datos Personales sienta como base de legitimidad para el tratamiento y transferencia de datos, aquellos requeridos por autoridad competente. Por principio de minimización, únicamente enviaremos los datos que sean estrictamente necesarios, y que cuenten un el debido sustento legal.

 

o   Base legalidad: Orden de autoridad competente.

o   Categoría de datos: Todas.

 

·         Proceso de Facturación: Para cumplir con las obligaciones de la normativa tributaria, emitir facturas con datos de nuestros clientes.

 

o   Base de legalidad: cumplimiento de obligación legal

o   Categoría de datos: Identificación, comunicación.

 

·         Proceso de Vinculación: Para cumplir con el proceso formal de vinculación como cliente de la compañía. Para ello se podrá realizar una validación de identidad, antecedentes, situación financiera. Los datos recabados serán almacenados en nuestro sistema, y permitirá gestionar los procesos internos de la relación contractual.

 

o   Base legalidad: cumplimiento obligaciones contractuales, interés legítimo.

o   Categoría de datos: Identificación, Antecedentes

 

·         Comunicación: Para ponernos en contacto con nuestros clientes a fin de notificar hechos relevantes sobre la ejecución del contrato, coordinar asuntos operativos, responder quejas, tickets, soporte técnico, ampliación de información específica en caso de requerirse para la ejecución del contrato.

 

o   Base legalidad: cumplimiento de obligación contractual

o   Categoría de datos: Comunicación

 

·         Estadísticas: Para levantar y construir estadísticas, KPI, que permitan evaluar el servicio, métricas, objetivos, desempeño y eficiencia.

 

o   Base de legalidad: consentimiento, interés legítimo.            

o   Categoría de datos: identificación.

 

·         Procesos de Toma de Decisión: Los datos personales podrán ser utilizados para la toma de decisiones interna de la compañía, para dar el mejor servicio a nuestros clientes, con una buena gestión, y la sostenibilidad de la empresa en el tiempo. 

 

o   Base legalidad: interés legítimo, consentimiento.

o   Categoría de datos: Identificación.

 

·         Debida Diligencia: Para llevar a cabo procesos de consulta en bases de datos de acceso público/ internacionales, sobre cualquier tipo de antecedente legal, penal o judicial, que pueda ser relevante para crear aplicar un enfoque preventivo de riesgos en materia de prevención de lavado de activos.

 

o   Base legalidad: cumplimiento de una obligación legal, consentimiento.

o   Categoría de dato: Identificación.

 

·         Marketing: Para ofrecerle los servicios que Orice presta, realizando campañas de marketing y publicidad, eventos, y contactándonos con Usted para este fin.

 

o   Base legalidad: consentimiento.

o   Categoría de datos: Identificación y comunicación

 

 

6.      Tratamiento de Datos Personales de Proveedores

 

ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA.  recolecta y hace tratamiento de datos personales de proveedores, los mismos que son necesarios y proporcionales para poder ejecutar las obligaciones derivadas de la relación contractual con nuestros proveedores. Se realiza tratamiento de las siguientes categorías de datos:

 

·         Datos de Identificación: Nombres, fecha de nacimiento, nacionalidad, documentos de identidad, estado civil, firma. En caso de nuestros proveedores personas jurídicas, esta información se recaba de los representantes legales de dichas compañías.

·         Datos de Contacto: dentro de este tipo de datos tratamos: correo electrónico, número de teléfono, celular, dirección de trabajo/oficinas, mensajería instantánea.

·         Datos Tributarios/Financieros: número de RUC, perfil resumido de situación financiera (ingresos, gastos, activos, pasivos, patrimonio), certificado bancario, score de crédito, referencias bancarias.

·         Datos de Antecedentes: Procesos judiciales, récord policial, consulta en bases de datos públicas, consulta de datos en bases de datos de prevención de lavado de activos.

 

Los datos personales son utilizados para las siguientes finalidades y con las bases de legalidad detalladas a continuación:

 

·         Cumplimiento de orden de autoridad competente: Para cumplir con requerimientos de autoridad competente, que se realice por organismos de control. Por principio de minimización, únicamente enviaremos los datos que sean estrictamente necesarios, y que cuenten un el debido sustento legal.

 

o   Base legalidad: Orden de autoridad competente, cumplimiento de una obligación legal.

o   Categoría de datos: Todas.

 

·         Procesos de Calidad y Acreditación: los datos serán utilizados para cumplir estándares de calidad (tales como BASC, ISO) mismos que son fundamentales para mantener la confianza con nuestros clientes. Los datos personales serán enviados a la entidad certificadora, para los procesos de auditoria para el otorgamiento/renovación de la certificación.

 

o   Base de legalidad: Consentimiento del titular, interés legítimo

o   Categoría de datos: Todas.

 

·         Proceso de Vinculación: Para cumplir con el proceso formal de habilitación como proveedor de la compañía. Los datos recabados serán almacenados en nuestro sistema, y permitirá gestionar los procesos internos de la relación contractual. Dentro de esto se considerará la creación de fichas, carpetas y cuentas de proveedores.

 

o   Base legalidad: cumplimiento obligación contractual.

o   Categoría de datos: Identificación, Antecedentes

 

·         Comunicación: Para ponernos en contacto con nuestros proveedores a fin de notificar hechos relevantes de nuestra operación o del cumplimiento de una obligación contractual.

 

o   Base legalidad: cumplimiento de obligación contractual

o   Categoría de datos: Todas.

 

·         Estadísticas: Para levantar y construir estadísticas, KPI, que permitan evaluar el servicio, métricas, objetivos, desempeño y eficiencia.

 

o   Base de legalidad: consentimiento, interés legítimo.            

o   Categoría de datos: Identificación

 

·         Procesos de Toma de Decisión: Los datos personales podrán ser utilizados para la toma de decisiones interna de la compañía, para dar el mejor servicio a nuestros proveedores, con una buena gestión, y la sostenibilidad de la empresa en el tiempo. 

 

o   Base legalidad: interés legítimo, cumplimiento de obligación contractual

o   Categoría de datos: Todas.

 

·         Debida Diligencia: Para llevar a cabo procesos de consulta en bases de datos de acceso público/ internacionales, sobre cualquier tipo de antecedente legal, penal o judicial, que pueda ser relevante para crear aplicar un enfoque preventivo de riesgos en materia de prevención de lavado de activos.

 

o   Base legalidad: cumplimiento de una obligación legal, consentimiento.

o   Categoría de datos: Identificación.

 

7.      Tratamiento de Datos de Colaboradores

 

ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CÍA. LTDA. recolecta y hace tratamiento de datos personales de sus colaboradores, los mismos que son necesarios para poder brindar los servicios que nuestros colaboradores requieren. Lo datos se recogen siempre con el consentimiento de su titular, y la finalidad general es dar siempre los mejores servicios.

 

A continuación exponemos los datos que tratamos de nuestros colaboradores:

 

·         Datos de Identificación: Nombres, fecha de nacimiento, nacionalidad, documentos de identidad, estado civil, firma, entre otros. También se tratarán datos de historia laboral como currículum vitae (información académica, laboral, aptitudes, hobbies, formación personal, estudios, documentos oficiales).

·         Datos Biométricos: Los datos biométricos contenidos en documentos de identidad, y que son imprescindibles para la contratación y gestión de la relación (archivo, file colaborador, gestión beneficios legales): foto/imagen del colaborador y su huella digital, tipo de sangre. Este documento se encuentra incorporado de manera intrínseca en la cédula (principal documento de identidad). Así mismo videos que son captados por nuestro sistema de seguridad en las instalaciones de la compañía.

·         Datos de Contacto: Recabamos datos para podernos comunicar con Usted, a fin de comunicar cualquier tipo de información relevante, especialmente sobre el cumplimiento y ejecución de obligaciones contractuales. Dentro de este tipo de datos tratamos: correo electrónico, número de teléfono, celular, dirección de trabajo/oficinas y domicilio.

·         Datos Tributarios/Bancarios/Financieros/Contables: Para nuestro proceso de vinculación, debida diligencia, cumplimiento de obligaciones dinerarias y cumplimiento de normativa que nos exigen nuestros reguladores, se solicitan: ingresos y gastos mensuales, actividad económica, datos de cuenta bancaria, declaración de impuestos, cargas familiares.

·         Datos de Salud: En cumplimiento con la legislación laboral y salud ocupacional, y las obligaciones que se desprenden para los empleadores, se tratan direfentes datos de salud tales como: exámenes médicos, formularios, fichas médicas, consultas, revisiones, diagnósticos, historial clínico, evaluaciones médicas. Estos datos pueden ser solicitados desde el momento de la selección y vinculación, así como a lo largo del vínculo con la compañía, hasta la terminación del mismo.

·         Datos de Ubicación: En los casos que se mantenga teletrabajo de manera formal o por la naturaleza de las funciones a desarrollar, se podrá recolectar: datos de ubicación en tiempo real, dirección IP, y otros elementos similares.

·         Hoja De Vida: Como parte del proceso de vinculación y gestión de la relación, se pueden tratar los siguientes datos: historia laboral, académica, datos de contacto, estudios, cursos, experiencia, entre otros de esta naturaleza.

·         Datos familiares y menores de edad: nombres de hijos menores de edad, fecha de nacimiento y número de cédula, cuenta bancaria y kardex/cuenta SUPA.

·         Datos de personas con discapacidad: cédula, certificado de sustituto directo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, estado civil, dirección, parroquia, nombre de persona para llamar en caso de emergencia, parentesco, teléfono, nombre del cónyuge, ingresos y egresos, círculo familiar, situación de vivienda.

 

 

Los datos personales son utilizados para las siguientes finalidades y con las bases de legalidad detalladas a continuación:

 

·         Cumplimiento de orden de autoridad competente: La Ley de Protección de Datos Personales sienta como base de legitimidad para el tratamiento y transferencia de datos, aquellos requeridos por autoridad competente. LA COMPAÑIA podrá enviar a la autoridad competente datos personales de nuestros colaboradores, cuando exista una orden de autoridad competente. Por principio de minimización, únicamente enviaremos los datos que sean estrictamente necesarios, y que cuenten un el debido sustento legal.

 

o   Base de legalidad: cumplimiento orden autoridad competente

o   Categoría de datos: Todas.

 

·         Proceso de Vinculación: Los datos personales del Colaborador (candidato o trabajador) serán tratados por LA COMPAÑIA con la finalidad de gestionar integralmente la relación laboral y el desarrollo profesional dentro de la organización. Esta finalidad comprende: (i) la evaluación de idoneidad, competencias y aptitudes mediante procesos de selección, entrevistas y pruebas psicotécnicas; (ii) la formalización de la vinculación jurídica, incluyendo la suscripción del contrato de trabajo, el aviso de entrada ante el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y el Ministerio del Trabajo; (iii) la creación y mantenimiento del expediente laboral; (iv) la asignación de herramientas de trabajo, accesos a sistemas informáticos y plataformas de gestión interna; (v) la gestión del plan de carrera, capacitaciones, evaluaciones de desempeño y programas de bienestar; y (vi) la atención de obligaciones legales derivadas de la normativa laboral y de seguridad y salud en el trabajo. El tratamiento es estrictamente necesario para la ejecución de las medidas precontractuales o de la relación laboral existente entre el Titular y la Compañía.

 

o   Base de Legalidad: Cumplimiento de una obligación contractual.

o   Categoría de datos: Datos de identificación, contacto, biométricos (imagen).

 

·         Comunicación: Los datos personales de contacto del Colaborador serán tratados por LA COMPAÑIA con la finalidad de establecer y mantener los canales de comunicación necesarios para el desarrollo de la relación laboral. Esta finalidad incluye: (i) el envío de notificaciones oficiales relativas a las condiciones de trabajo, cambios en las políticas internas y avisos de cumplimiento normativo; (ii) la gestión de comunicaciones operativas vinculadas al giro de negocio, como asignación de proyectos de consultoría, calendarios de sesiones de coaching y alertas de plataformas tecnológicas; (iii) el contacto inmediato con familiares o terceros autorizados en caso de emergencias médicas o incidentes de seguridad ocurridos durante la jornada laboral; (iv) la remisión de circulares informativas sobre beneficios corporativos y eventos institucionales; y (v) la atención de requerimientos internos de soporte administrativo y técnico. El tratamiento se basa en la necesidad de garantizar la fluidez operativa y el cumplimiento de los deberes de cuidado y transparencia del empleador.

 

o   Base de legalidad: cumplimiento de una obligación contractual.

o   Categoría de datos: Identificación, contacto.

 

·         Control de Funciones y Estadísticas: Los datos personales y de actividad del Colaborador serán tratados por LA COMPAÑIA con la finalidad de supervisar el cumplimiento de sus obligaciones laborales y mejorar la eficiencia organizacional. Esta finalidad incluye: (i) el seguimiento y control de las tareas asignadas, objetivos de desempeño y KPI (Indicadores Clave de Desempeño) a través de las herramientas de gestión de proyectos de la compañía; (ii) la verificación del uso adecuado de los recursos tecnológicos, correos corporativos y accesos a las plataformas, con fines de seguridad y auditoría; (iii) la elaboración de métricas y estadísticas internas sobre productividad y clima laboral para la toma de decisiones estratégicas; (iv) la implementación de mecanismos de control de asistencia y puntualidad; (v) el desarrollo de informes de gestión agregados que permitan optimizar los procesos y servicios de LA COMPAÑIA; (vi) Para determinar acciones de personal (vacaciones, asenso, bonos, licencias, préstamos, entre otros); (vii) Para cumplir con obligaciones de debida diligencia: análisis de antecedentes, consulta en bases de datos nacionales e internacionales sobre prevención del lavado de activos. En ningún caso serán utilizados para discriminación.

 

 

o   Base de legalidad: Interés Legítimo, cumplimiento de una obligación contractual, cumplimiento de una obligación legal.

o   Categoría de datos: Identificación.

 

·         Procesamiento de Pagos: Los datos serán tratados por LA COMPAÑÍA con la finalidad de gestionar de manera efectiva y oportuna el pago de sus remuneraciones y demás beneficios legales o extralegales. Esta finalidad comprende: (i) el cálculo y liquidación de sueldos, horas suplementarias, extraordinarias, décimos y bonificaciones; (ii) la ejecución de transferencias bancarias a través de las instituciones financieras correspondientes; (iii) el cumplimiento de las retenciones y aportes obligatorios al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y al Servicio de Rentas Internas (SRI); (iv) la gestión de préstamos, anticipos, viáticos y reembolsos de gastos de consultoría o movilización; (v) el trámite de retenciones judiciales, pensiones alimenticias o descuentos autorizados expresamente por el Colaborador; y (vi) la emisión de roles de pago y certificados de ingresos. El tratamiento es imperativo para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales derivadas de la relación laboral.

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación contractual, cumplimiento de una obligación legal.

o   Categoría de datos: Identificación, Tributarios/Bancarios/Financieros/Contables.

 

·         Cumplimiento normativa laboral – Salud y seguridad ocupacional: Los datos personales de facturación y contacto del Titular serán tratados por LA COMPAÑIA con el objetivo del cumplimiento de obligaciones legales: (i) Para el cumplimiento de la legislación laboral relacionada con la contratación de discapacitados y sus sustitutos; (ii) Como parte de los beneficios que el Responsable otorga, se podrá contratar seguros de salud privados. Para este proceso se realizará tratamiento de datos de salud; y (iii) Los datos de menores de edad y colaboradores, serán utilizados para dar cumplimiento a órdenes judiciales para el cumplimiento de obligaciones de derecho de alimentos a los menores de edad.

 

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación legal.

o   Categoría de datos: Identificación, menores de edad, discapacidad, salud.

 

 

LA COMPAÑIA no tratará los datos personales para fines distintos de los aquí descritos, salvo que medie un nuevo consentimiento del titular o una obligación legal sobreviniente que lo habilite expresamente, conforme al principio de finalidad y minimización previsto en los artículos 10 y 11 de la LOPDP.

 

 

8.      Tratamiento de Datos de Accionistas

 

A continuación se detallan los tipos de datos que podemos tratar de nuestros accionistas:

 

·         Datos de Identificación: Nombres, apellidos, nacionalidad, número de cédula de identidad o pasaporte, estado civil, firma (autógrafa o electrónica) y demás datos que identifiquen directamente a la persona natural en su calidad de socio o accionista. En el caso de accionistas que sean personas jurídicas, esta información se recaba de sus representantes legales y beneficiarios finales, conforme a las obligaciones de transparencia y debida diligencia.

·         Datos de Contacto: Correo electrónico (personal o corporativo), número de teléfono fijo, número de teléfono celular, dirección domiciliaria o de oficina para notificaciones y, de ser el caso, perfiles de mensajería instantánea para comunicaciones urgentes relacionadas con la administración de la compañía.

·         Datos Tributarios, Bancarios y Financieros: Número de cuenta bancaria, tipo de cuenta, entidad financiera, Registro Único de Contribuyentes (RUC), declaraciones patrimoniales (cuando la ley lo exija) e historial de aportes de capital.

·         Datos de Participación Societaria: número de acciones, valor nominal, clase de acciones, derechos de voto, asistencias a juntas generales, votos emitidos y representaciones otorgadas a terceros.

·         Datos de Imagen y Registro Audiovisual: se podrá tratar grabaciones de video, voz y capturas de pantalla con el fin exclusivo de dejar constancia del quorum, las deliberaciones y las decisiones adoptadas en juntas, sirviendo como respaldo de las actas societarias correspondientes.

 

Los datos mencionados son tratados según las siguientes finalidades:

 

·         Gestión de la Tenencia Accionaria y Registro Societario: Tratamos los datos con el fin de administrar el Libro de Acciones y Accionistas, así como gestionar la titularidad, cesiones, gravámenes o limitaciones al dominio de sus títulos.

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación legal

o   Categoría de datos: Identificación, Datos de Participación Societaria

 

·         Convocatoria y Celebración de Juntas Generales: Para dar cumplimiento a las formalidades de convocatoria, garantizar su derecho de información y permitir su participación en las juntas ordinarias o extraordinarias de la compañía.

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación legal

o   Categoría de datos: Identificación, contacto.

 

·         Gestión de Dividendos y Obligaciones Económicas: Para procesar el pago de utilidades y dividendos, realizar las retenciones de ley; y gestionar cualquier reembolso o beneficio económico derivado de su calidad de accionista.

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación legal

o   Categoría de datos: Tributarios, bancarios y Financieros; Identificación.

 

·         Cumplimiento de Reportes ante Entes de Control y Vigilancia: Para dar cumplimiento a los regímenes de transparencia y prevención de lavado de activos, así como el cumplimiento de orden de autoridad competente con la cual la compañía sea notificada.

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación legal

o   Categoría de datos: Todas.

 

·         Suscripción de Instrumentos Jurídicos y Actas: Para la formalización de actas de junta, escrituras públicas de aumento de capital o reformas estatutarias ante Notario Público.

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación legal

o   Categoría de datos: Identificación

 

·         Seguridad e Integridad en Sesiones Telemáticas: Para verificar la identidad del compareciente, certificar el quórum de instalación y dejar constancia fidedigna del sentido de su voto.

 

o   Base de legalidad: Cumplimiento de una obligación legal

o   Categoría de datos: Imagen y Registro Audiovisual

 

 

9.      Rol de Responsable y Rol de Encargado

 

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales establece las figuras de Responsable y Encargado, mismos que han sido definidos anteriormente. LA COMPAÑÍA, a razón de la naturaleza de los servicios que presta, y de las actividades de tratamiento que realiza, puede actuar en ciertas ocasiones como Responsable (por ejemplo, frente a sus colaboradores) y como Encargado (por ejemplo frente a los clientes a quienes presta servicios, y de los que recibe datos e instrucciones).

 

En cada caso se determinará de manera clara y manifiesta, para el caso concreto, en que rol concreto actúa LA COMPAÑÍA. Este rol estará señalado: i) en el contrato de prestación de servicios, ii) en el contrato de encargo, iii) en el contrato de sub-encargo. El rol también estará determinado en cada uno de los consentimientos que se generen en aplicación de la Ley.

 

En ningún momento LA COMPAÑÍA actuará en una misma relación contractual como Responsable y al mismo tiempo como Encargado. Esto no es factible, y desdibujaría la normativa que exige diferenciación. En todo caso, se aplicarán las estipulaciones legales para el rol que ejerce en cada una de sus relaciones contractuales, obligándose a cumplir las obligaciones legales del Responsable, cuando actúe como responsable; y obligándose a cumplir las obligaciones legales del encargado/sub-encargado, cuando actúe como encargado /sub-encargado.

 

 

10.   Transferencia de información

 

Para el cumplimiento de las finalidades mencionadas, ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. puede ceder, compartir, entregar, transmitir sus datos personales, a nivel nacional o internacional. A continuación se describen los posibles destinatarios:

 

·         Autoridad Competente: Autoridades nacionales o internacionales que requieran, con el debido fundamento legal, información de nuestros clientes.

·         Terceros: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, a los que exista un fundamento técnico o comercial para transferir datos personales, y que no sean encargados o sub-encargados.

 

En cualquier caso, previo a la transferencia de datos personales o dentro del periodo de regularización que la Autoridad Competente expida, LA COMPAÑÍA tramitará las respectivas autorizaciones y cumplimiento legal para realizar este aspecto. Y siempre se notificará al titular respecto de estos hechos relevantes, a fin de que el mismo ejerza los derechos que considere necesarios, así como otorgue su consentimiento para el efecto.

 

 

11.    Derechos de los Titulares

 

ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA., en cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, reconoce y protege los siguientes derechos que nuestros clientes tienen sobre los datos personales que tratamos:

 

• Derecho a la información: Derecho a ser informado sobre el tratamiento de sus datos, conforme a los principios de lealtad y transparencia, por cualquier medio.

• Derecho de acceso: Derecho a conocer y a obtener gratuitamente acceso a todos sus datos personales y a la información detallada que la organización trata, sin necesidad de presentar justificación alguna.

• Derecho de rectificación y actualización:  Derecho a que el Responsable del Tratamiento rectifique o actualice tus datos personales que sean inexactos o incompletos. Sin perjuicio de lo anterior, el interesado deberá sustentar las rectificaciones, aclaraciones y otras que solicite.

• Derecho a la limitación de tratamiento: Derechos a que el Responsable del Tratamiento trate únicamente los datos que creas que sean necesarios que sean tratados.

• Derecho de eliminación:  Derecho a que se suprima sus datos personales, cuando:

 

1. El tratamiento de sus datos no cumpla con los principios establecidos en la LOPDP;
2. El tratamiento de sus datos no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad para la cual fueron recabados;
3. Sus datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados;
4. Haya vencido el plazo de conservación de sus datos personales;
5. El tratamiento afecte sus derechos fundamentales o libertades individuales;
6. En caso de que se revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o,
7. Exista obligación legal.

 

Se  podrá revocar el consentimiento para el tratamiento de datos personales por parte del Responsable del Tratamiento en cualquier momento, a menos que se cumpla cualquier limitación al ejercicio de este derecho, misma que se encuentre legalmente justificada.

 

• Derecho de oposición:  Derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales. El Responsable de Tratamiento dejará de tratar sus datos personales, salvo que se acrediten motivos legítimos e imperiosos para que el tratamiento prevalezca sobre sus intereses, derechos y libertades, o para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones, sin perjuicio de que Usted pueda acudir a los organismos competentes en caso de que sienta que sus derechos han sido vulnerados.

• Derecho a la portabilidad:  Derecho a recibir del Responsable del Tratamiento sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características, o a transmitirlos a otros responsables del tratamiento. Asimismo, podrá solicitar al Responsable del Tratamiento que realice la transferencia o comunicación de sus datos personales a otro responsable del tratamiento en cuanto fuera técnicamente posible.
• Derecho a la supresión del tratamiento:  Derecho a obtener del Responsable del Tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes:

 

1. Cuando se impugne la exactitud de los datos personales, mientras el Responsable de Tratamiento verifica la exactitud de estos;
2. El tratamiento sea ilícito y se oponga a la supresión de los datos personales y solicites, en su lugar, la limitación de su uso; y
3. El Responsable del Tratamiento ya no necesite sus datos personales para los fines del tratamiento, pero Usted los necesites para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

 

• Derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas:  Derecho a no ser sometido a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre Usted, o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales, para lo cual podrá:

 

1. Solicitar una explicación motivada sobre la decisión tomada;
2. Presentar observaciones;
3. Solicitar los criterios de valoración sobre el programa automatizado;
4. Solicitar sobre los tipos de datos utilizados y la fuente de la cual han sido obtenidos los mismos; e
5. Impugnar la decisión ante ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. o encargado del tratamiento.

 

Para el ejercicio de cualquiera de los derechos anteriores, ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. tendrá un plazo de 15 días para gestionar la solicitud, de acuerdo con la Ley. Los requerimientos de ejercicio de derechos del titular deberán ser canalizados a través del siguiente correo: privacidad@oricelog.com

 

 

12.  Plazo de Conservación de los Datos Personales

 

ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. conservara los datos personales recolectados, durante el plazo estrictamente necesario, para el cumplimiento de sus obligaciones con sus clientes. En caso de que la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales emita un lineamiento especial en este sentido, o para datos sensibles o específicos, EL RESPONSABLE se adecuará a dichos plazos. Será relevante conservar los datos, por un tiempo prudencia, por las siguientes razones:

 

·         Dar cumplimiento a normativa vigente, que obligue a los sujetos a guardar información, como por ejemplo normativa tributaria.

·         Datos personales vertidos en documentos que lleguen o estén destinados a ser públicos.

·         Toda elaboración de datos, que hayan sido generados por la compañía, y que implican agregación de valor. De ser aplicable, se tenderá a la seudonimización o anonimización de los mismos.

·         Datos generales básicos, para servicios a sus clientes, una vez terminada la relación comercial, tales como certificados de inversión u otros

 

13. Seguridad de los Datos

 

ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. se compromete a adoptar los mejores estándares de protección para los datos personales confiados y almacenados, desde políticas de seguridad física, como de políticas de seguridad informática. Así mismo, EL RESPONSABLE se compromete a notificar a la Autoridad  Nacional de Protección de Datos personales, en caso de cualquier brecha de seguridad, sea esta física o digital, así como a sus clientes.

 

A más del contenido de la presente política, ORICE LOGÍSTICA SEGURA ORICELOG CIA. LTDA. podrá, en cumplimiento del principio de responsabilidad probada y proactiva, mejorar y ampliar los contenidos y alcance de la presente política, sea por cambios o modificaciones a la presente, o por la generación de documentos y políticas adicionales. En todo caso, se notificará a los titulares sobre estos cambios, a fin de que puedan informarse y tener el mejor conocimiento sobre sus derechos y privacidad.